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协而医药行业管理软件
20分钟在线培训教程
导读
让你在20分钟内掌握本软件的“基本操作”。让你在20分钟内了解本软件的“基本操作步骤、业务流程、程序框架、程序管理思想”等。在使用该手册时，配套使用《软件快速入门手册》效果更佳。
出库、盘点流程图：
按下列实际例子一步一步地做，先不要问为什么，用心去体会。本教程培训结束之后再回顾、再演绎、再归纳、再总结、再研究。
一个商品的建档、采购、销售、采购付款、销售收款、报表查询。
采购业务：
供应商：四川诚隆药业有限公司
采购单：利福定胶囊(品名)/
批发业务：
客户：四川省人民医院
销售单：利福定胶囊(品名)/
零售业务：
零售单1：利福定胶囊(品名)/
功能位置：采购—维护—生产企业
操作说明：
生产企业建立时，必输项目只有“生产企业名称”
友情提示：
生产企业与供应商档案建立都是系统维护的基础。但两者有区别：供应商是经营行为中的供货方。入库输入供应商可以产生应付帐款。生产企业只是针对药品服务。指明药品是由哪个生产企业生产的。
功能位置：采购—维护—商品档案
操作说明：
A.
品项类别增加
光标选中品项树中欲增加品项类别的“父类”，按“增加”按钮，弹出如（图
【特别提示】 代码长度错误，代码重复时，系统将给出提示，且不能存盘成功。
（图
B.
品项类别修改
光标选中品项树中欲修改的品项类别，按“修改”按钮，弹出与“增加”类似的录入界面；修改相关的内容，按“确认”按钮。
C.
品项类别删除
光标选中品项树中欲删除的品项类别，按“删除”按钮。如果该品项类别下还有品项或品项类别，该类别不能删除。
D.
品项增加
光标选中品项树中欲增加品项的“父类”，按“增加”按钮，弹出如（图
品项增加）所示的录入界面；
（图
Ø
商品编码 根据品项的编码规则，系统自动生成相应的品项代码，用户不需要修改。
Ø
系统规定，构成药品的基本元素有四个，即药品名称（通用名称）、规格、生产厂家、产地。这四个项目是必输项目。
Ø
生产企业与产地不是重复的。产地多用于中药饮片。不同产地的药材其成分与价格都是不同的。一般情况下，西药没有产地的要求。
Ø
针对GSP管理，用户的必输项目还包含剂型属性、经营范围属性、入库验收属性、养护属性等。属性通过选取即可。属性的维护可通过点击维护按钮
进行维护。
Ø
是否禁用 该项目用于不再使用的品种。系统规定有经营数据的品项不能删除。不再使用的只能勾取失效。失效后的品项，在采购计划和入库时不再提取。但可以继续销售和查询经营数据。
Ø
拼音码 新增品项，拼音码将自动产生，不必录入，以后可以修改。
Ø
商品货号和条形码 重复时，系统会给出提示信息。
【特别说明】
新用户在正式输入品项目录之前，应在“电脑室—维护—基本环境—级次
设置”设定品项的分类级次及代码长度，该分类级次数据一旦确定，便不
能更改，否则将造成数据混乱。
【友情提示】
Ø
系统提供品项的【复制】和【粘贴】功能。对于新增品项，如果某品项的名称、规格、厂家与之接近，或大部分属性与之相似，可选中该品项点击【复制】按钮，点击【增加】按钮新增品项，点击【粘贴】按钮，即复制出一个一模一样的品项档案。修改新档案即可。注意，如果修改了新档案的名称，拼音码应该做相应修改。
E.
品项修改
光标选中品项树中欲修改的品项，按【修改】按钮，弹出与（图
【特别说明】
品项修改要慎重。如果将该品种修改成另一个新品种，则原品种所有的经营数据也会随之发生改变，成为新品种的经营数据。
F.
品项删除
光标选中品项树中欲删除的品项，按 [删除] 按钮。如果该品项已经入库，则无法删除，以保证历史数据查询的准确性。
〖友情提示〗
1. 商品档案录入界面有复制和粘贴功能。选择一个品种，点击“复制”，新增品种的时候点击“粘贴”。可以复制整个档案。然后作以调整即可。
2. 本系统所指的拼音码，是指中文字符串的拼音首码，如“新生代软件”的拼音码为“XSDRJ”。拼音码在第一次建档时自动生成，以后可以手工修改。
3. 粘贴的档案如果“通用名称”有变动，需要要手工调整拼音码。
功能位置：采购—维护—供应商
供应商档案建立时，必输项目只有供应商名称。
友情提示：
1. 软件可以控制供应商信用金额。当本公司欠款达到该供应商信用金额时，系统给予提示。本项目需要在“系统维护—基本环境—流程设置”里做相应设置。
2. 软件可以提供供应商证件到期预警。用户需要在“许可证”一项“有效期至”里输入供应商到期日期。并在“系统维护—基本环境—报警设置”里做相应设置。
功能位置：电脑室—维护—采购环境—采购员
功能位置：采购—功能—入库制单
操作说明：货号输入“1111”或“LFDJN”或“利福定胶囊”选择商品
1. 入库制单，首先选取供应商。点击供应商输入框弹出供应商选择框。可通过拼音码与汉字快速提取供应商。
2. 在商品录入框录入入库商品。商品提取方式有拼音码、汉字、货号、条码四种方式。
3. 输入焦点的转移可以通过回车切换。双击可删除该品种。
4. 入库制单完成，点击【确认】按钮保存入库单。
5. 入库单必须审核才能上帐。
6. 入库单打印可以在制单界面和入库单审核时打印。打印界面如下：
〖友情提示〗：
1.
供应商选择，
按钮不是选择按钮，用于供应商档案维护。
2.
入库商品选择,
按钮不是选择按钮，用于品项档案的维护。。
3. 【草稿提取】按钮用于停电保护。当用户在制单过程中没有保存，突遇停电或者死机，系统自动保存单据草稿。当用户重新进入制单界面，可以提取未完成的草稿从最后一个品种入库继续制单。
4. 【库单修改】用于修改已经确认但尚未审核过的入库单
5. 【自定义单号】用于用户自定义该入库单号。方便用户提取和查询。系统单号自动生成，与自定义单号无关。
6. 在【系统维护－基本环境－流程设置】可定义批发流程，可以设置【先质量验收、再入库审核】等。
功能位置：仓库—功能—库单审核—入库单审核
功能位置：仓库—查询与报表—入、出、盘库单查询—入库单查询
功能位置：仓库—查询与报表—仓库商品台帐—商品入库台帐
功能位置：仓库—报表与查询—商品库存余额—库存余额_按批次。
功能位置：财务—查询与报表—采购应付账款
功能位置：财务—功能类—采购付款
操作：单击“付款”，输入付款金额：650，点击【确定】完成收款。
功能位置：财务—查询与报表—采购付款明细查询
6.1.13
采购计划（功能类）库限设置参见
采购计划分四步：采购计划底稿自动生成，采购计划编辑／审核、采购计划删除，采购订单结束。
功能说明：根据库限与当前库存自动提取要货数量，根据门店请货汇总单生成要货数量，根据入库单反生成要货计划。
1.
点击【请货单汇总引入】可以将连锁门店汇总后的请货单引入采购计划。
功能说明：增加删除拟配货品种。根据历史采购数据智能生成采购订单。
1.
点击【增加商品】按钮增加商品。通过【商品速查】选择要删除的品种，在【删除商品单选框】标记要删除的品种，点击【删除商品】按钮删除商品。点击【存盘】按钮保存。
2.
点击【销售赋值】按钮，弹出界面。选择要提取数据的销售点和销售日期范围，统计每个品种销售数据，根据销售量修改计划数量。修改后点击【存盘】按钮保存。
1）
点击【最近采购】按钮，系统依据最近的商品采购价格自动匹配计划采购价格并反查到供货商。
2）
点击【最低采购】按钮，系统依据每个品种历史最低采购价格自动匹配计划采购价格并反查到供应商。
3）
采购查询时间段，点击【最低价采购、无则最近采购】按钮，系统查询在指定时间范围内所有计划商品的采购价格，如果该价格在历史上是最低价，则取该价格并返回该价格指定的供应商；如果该价格非历史最低采购价格，则自动取最近的采购价格，并返回该价格所对应的供应商。
5.
【计划打印】用于整个采购计划的打印，不分页不分类；【订单打印】用于采购订单打印，系统根据供应商自动分页打印。【删除计划单】用于删除未经审核的计划单。
6.
输入【制单日期】【审核人】【审核日期】，点击【审核】按钮审核计划单。
根据GSP的规定，用户可以在制定计划的时判断不符合GSP规定的非法数据，使之不列入计划订单。但前提是要使用软件设置了本公司经营范围、供应商经营范围、供应商资格审查、供应商首营档案、商品首营档案。
如图分别点击【本公司经营范围】【供应商经营范围】【供应商资格审核】【供应商首营审查】【品种首营审查】，系统自动判断非法数据。点击【删除非法】，系统自动删除所有的非法数据。
功能位置：采购－报表－采购订单查询
定义系统销售价格类别以及采用的各种价格。支持各门店价格定义。
操作详解：
A.
销售价格类别设置：用于设置基础价格类别名称。如零售价、批发价、会员价等
点击【增加】，录入价格类别代码及价格类别名称，点击【确定】存盘。
【友情提示】
对于已经设定了价格的类别，不能删除，系统将给出提示。
B.
销售价格取值设置 用于设置批发、零售提取的价格类别。一经设定，销售时系统自动提取该品种所设定的类别价格。
C.
销售价格维护 用于设置销售价格。（如图：销售价格维护）
1）销售价格增加
第一步：在【查询内容】输入框通过拼音码、货号、中文名称等选取要定义价格的品种。
第二步：点击【增加】按钮，在弹出输入框中选取“销售点”、“价格类别”，输入价格，按“确认”按钮。（如图：销售价格增加）
2）商品销售价格修改：在【查询内容】输入框中选取要修改价格的品种。直接在
3）商品销售价格删除
选中欲删除价格的商品，选择明细数据窗口中选择价格类别，按【删除】按钮。
D.
销售定价智能设置 用于批量设置多个品种的价格
1)
在【拟设销价对象】选择需要设定的价格类别。用户可以为不同的销售点分别设置价格
品种选择方式灵活。可以从【品项类别】中按品项类别选取品种。也可以从【品项单选】里选择多个品种。
2)
【进价赋值】可以提取选定品种最近进价，作为判断依据。
3)
点击【基本价赋值】。用户可按品种以【进价（cost）*系数】来批量设定已选定品种的价格；用户也可以按被选定品种的A类销价，使用【（price）*系数】批量设置已选定品种的B类销价。点击存盘保存设定的价格。可依据进价直接修改所设定的销售价格。
4)
用户可以直接为所选定品种指定一个固定价格，点击【存盘】保存设置。
5)
可通过【销价圆整】指定所设定价格的小数位数。点击【存盘】保存设定。
功能位置：批发—维护类—客户档案
功能位置：批发—功能—批发开票
操作：货号输入“1111”或“LFDJN”或“利福定胶囊”选择商品
1. 选取【客户】、【销售员】。
2. 在【商品录入框】选择品种。输入方式可以是货号、拼音码、汉字、条码。
3. 点击【确认】保存。
4. 批发时可以同时收款，收到款项自动进入销售收款明细。未收款项自动进入销售应收帐款。
5. 【暂挂】用于单据临时挂单。可使用【暂挂提取】提取挂单。
下面是打印预览界面。
〖友情提示〗
1. 批发支持断电保护功能，当停电时有没有保存的批发单据，重新进入时可以自动提出 ，继续销售。
2. 在【系统维护－基本环境－流程设置】可定义批发流程，可以设置【打印立即存盘】、【先质量复核、后出库审核】等。
3. 批发时可自动提取该客户最后一次批发价格。只需要在【系统维护－基本环境－流程设置】里定义【批发销价自动提取】，
4.
批发时如果需要每次提取该客户的市场执行价，【批发销价自动提取】不能设置，需要在【客户档案】里设置该客户的执行价。（请参见
5. 如果需要重新打印销售票据，可以在【销售单综合查询】表内查询所需要的单据，实现重打。
6. 【临时批发】用于无库存销售。入库后可使用【临批审核】审核临时批发的单据，系统生成正常的销售单和往来帐。
功能位置：批发—查询与报表—销售单综合查询
操作说明：略
功能位置：财务—查询与报表—销售应收账款
操作说明：略
功能位置：仓库—查询与报表—入、出、盘库单查询—出库单查询
操作详解：与下面的商品出库台帐不同，销售商品台帐价格显示实际销售价格。商品出库台帐的价格显示为进货价。
功能位置：仓库—查询与报表—仓库商品台帐—商品出库台帐
功能位置：仓库—查询与报表—商品库存余额—库存余额_按批次
功能位置：经理室—查询与报表—销售利润分析_按商品明细
功能位置：财务—功能—销售收款
功能位置：财务—查询与报表—销售收款明细
功能位置：财务—查询与报表—销售应收账款
功能位置：零售—功能—零售
操作：货号输入“1111”或“LFDJN”或“利福定胶囊”选择商品
1. 在【商品选择框】录入销售品种。品种提取方式有货号、拼音码、汉字。也可以在条码输入框直接条码扫描。
2. 点击【确认】完成销售。点击【打印】即包含了【确认】操作，同时打印零售单。
3. 【单据查询】可查询到未审核的零售单，可以实现重打。
4. 【挂单】用于零售单据暂挂。可以通过【挂单提取】提取暂挂的单据。
5. 零售的快捷方式有：F1确认、F2取消、F3打印、F5单据查询、F6当日退货、F7清除会员、F9收现、F12拆零。
6.
零售必须审核后才能生成往来帐。（详参见
7. 【当日退货】用于零售未审核前退货，【历史退货】用于零售审核后商品退货。
下图是打印预览界面：
〖友情提示〗
1. 会员卡不是必输项目，当使用会员时可以录入会员。可输入会员卡号或会员名称提取会员。系统支持会员储值卡直接消费，依据记点规则为会员记点。
2. 销售点不是必输项目，当用户需要记录销售员营业额与提成时，可以使用。
3. 零售的界面可以修改。可以清除一些不要的项目。具体位置在【系统维护－基本环境－零售界面】。
4. 条码录入时，当商品重复时可自动累加数量。具体设置在【系统维护－基本环境－流程设置－零售商品重复时自动累加】，勾取即可。
5. 系统支持市面上大多数POS打印机。只要将【系统维护－基本环境－流程设置－零售POS打印】勾取即可。不需要安装POS打印驱动程序。（使用POS打印机的电脑才做此设置）。
6. POS打印机参数设置在【系统维护－销售环境－POS打印客显钱箱】。
6.3.2
POS打印机设置（维护类）
功能位置：系统维护－销售环境－POS打印客显钱箱
1.
【打印格式设置】中【每行打印总长度】设置的是POS打印机每行打印的字符长度。一般为40个字符或32个字符。
2.
【西药打印子项长度设置】几项之和等于上述【每行打印总长度】即可。此四项单独占用一行。
3.
【中药打印子项长度设置】设置方式如下：【品名】【数量】【单位】三项之和乘以【每行打印的组数】，乘积接近【每行打印总长度】即可。
5.
【西药打印子项长度设置】与【中药打印子项长度设置】中，不打印的项目设置成0.
6.
【西药打印子项】所包含的【规格/厂家】、【批号】、【有效期】可打印也可不打印。若打印，【打印子项】单独占用一行。
7.
POS小票可自定义打印标题，页眉、页脚。
8.
【打印机设置】一项用于设置打印机所使用的端口。可以是；LPT口，也可以是COM口。系统支持从主板接出的COM2口和虚拟的LPT2、LPT3口。
9.
【钱箱设置】用于打印是打印钱箱，系统提供多种参数如P01、P02、P03等。一般默认为P01。
10.
【客显设置】用于当有客显时端口的设置。注意“中绮”使用的参数与通用的客显不同。如果设置后不支持，请直接与厂家联系。
功能位置：零售—查询与报表—未审核零售查询——未审核零售单查询
功能位置：仓库—查询与报表—商品库存余额—库存余额_按商品
1. 选择【日期范围】，点击【运行】。在【单据号】输入零售单号查询要退货的单据。
2. 在【退货数】一栏输入退货数量。点击【退货确认】存盘，也可以点击【打印】打印零售退货单。
3. 可以选择【整单退货】，系统自动将该单据中所有品种退货数量赋值成销售数量，点击【退货确认】或【打印】，完成退货。
操作详解：略。（请参见
功能位置：零售—功能—零售审核
操作详解：
1. 零售应该每日审核。只有零售审核后才能生成流水帐、销售合同、销售利润等。
2. 零售审核时若提示还有零售单未审核，表明还有所选取的零售时间段以外的零售单没有审核。请调整时间查证。如果系统提示还有零售挂单数据，则可能有过时的挂单，请查证。
3. 零售审核自动按所设定的【销售日期】生成合同号。
〖特别提示〗
零售审核应该每日进行。如果一段时间审核一次。则有可能把这段时间内的零售单审核在一张合同以内。在查询当日合同金额与零售金额时可能金额不符。请把查询时间调整长一些再查询。
功能位置：零售—查询与报表—已审核零售单查询
功能位置：批发—查询与报表—销售单综合查询
功能位置：仓库—查询与报表—入、出、盘库单查询—出库单查询
功能位置：仓库—查询与报表—仓库商品台帐—商品出库台帐
功能位置：仓库－维护－期初入库
期初入库用于老店新启用软件时，录入当前的库存。期初入库生成入库单、商品流水帐、库存。不生成应付帐款。
操作详解：略（详参见
功能位置：仓库－维护－库限设置、库限修正、库限批量设置
操作详解：
2. 根据运行出的销售数据，点击【库存下限设置】。按照采购周期设置库存下限。同样设置库存上限。
2. 点击【增加】，指定目的【仓库点】，设置目的仓库点的库存下限与上限。
2. 点击【销售赋值】，根据指定时间的销售数量，参考设定库存上、下限。
Ø
转库出库制单：用于商品转库 (调拨单、配送单)制作、修改。
Ø
报损出库制单：用于药品、物料、耗材等报损出库，生成单据底稿，修改。
1）
选择转入仓库、出库单号、领料员、转库日期、摘要、单据张数等；
2）
录入转库商品时，品项提取方式有拼音码、汉字、货号以及条形码。可以通过【数据引入】引入采购单，修改转库数量。
3）
系统除在品项提取时显示出货仓库的库存数量，也能自动显示入货仓库当前库存数量。
4）
当转库单未审核前，可以通过【库单修改】按钮修改转库单。使用【商品速查】可以快速查询要修改的品种。
6）
【草稿提取】用于停电保护。系统死机或停电时没有保存的单据可以从这里提取，继续编辑。
7）
存盘后的单据只是草稿，可由库管人员进入【转库单审核】审核单据。
库单审核包含【入库单审核】【出库单审核】【转库单审核】。库单必须审核。
Ø
入库单审核，用于各类入库单的审核、入库单底稿的删除；包括：采购入库、合同采购入库、期初入库单、制剂入库等。
Ø
出库单审核，用于各类出库单的审核、出库单底稿的删除；包括：耗材领料出库、制剂领料出库、报损出库等。
3.
选中要审核的入库单。（如图
（图
4.
点击【审核】按钮。系统揭示“库单一经审核，便不可更改”。点击确认，库单审核。系统自动生成入库单、采购合同、入库台帐(来货登记)、商品流水账、商品库存余额和采购应付帐款。
功能位置：仓库－采购退货：用于采购退货单底稿制作。
采购退货支持原价退货、变价退货、按供应商退货、交叉退货（不按供应商退货）等多种模式。
1.
在【商品代码】一栏提取品种。在【退货原因】一栏输入退货原因。
2.
点击【确认】按钮 ，保存单据。
Ø
在【系统维护－基本环境－流程设置－综合流程】中有一项【批发等按批次出库】管理到系统流程是否按批次出库。当按批次出库时，采购退货商品可直接提取该品种的供应商和入库的进货价格；当不按批次出库时，系统不能提取供应商与进货价，但在该行【单价】处，可通过鼠标右键提取不同供货商的进价。
Ø
系统支持不按原价退货、支持交叉退货。退货时系统给予提示。
采购退货单审核、退货单底稿打印、退货废单(做错的退货单)删除等。
提供已销售品种退货（批发退货）。系统提取两种退货模式：按单退货和不按单退货。销售退货前提：必须有销售记录。
1. 销售退货模式确定可以在【系统维护－基本环境－流程设置－综合流程】内设置【销售单按单退货】。
2. 销售退货是否允许修改价格。可通过【系统维护－基本环境－流程设置－综合流程】设置【销售退货可修改价格】。
2. 输入退货商品名。系统自动提取该商品销售定价和最近一次进货价（成本价）。
2. 退货审核后，可点击【进价修改】，修改查询到的准确进价。
1） 点击【直接盘库】，选择拟盘库仓库点，进入直接盘库界面。
2） 点击【生成底稿】。点击【底稿打印】打印盘库单底稿。（可选择商品类别）
3） 根据盘库单进行商品录入，同时输入盘点数量。点击【存盘】保存盘库单。
用于多台电脑直接盘点。支持盘点枪（数据采集器）接口。支持录入帐面上没有的品种。支持按商品盘点或按批次盘点两种方式。
1. 盘点启动：双击【盘点－盘点启动】，点击【盘点启动】 按钮。盘点启动时，可选择拟盘仓库点、库区、商品类别等。
2. 盘点表录入：支持数据采集器接口。可录入没有库存的品种（帐面上没有，实货有）。盘点表数量没有限制。
3. 盘点表确认：盘点表确认，数据自动累加到该品种数盘点数量上。
a) 点击【盘点数量】列名排序，为0的要注意，有可能是盘点输入时遗漏了。
c) 系统支持动态盘点。当有销售时，通过【非法检查】，【库单修正】可以自动调整销售品种的批号。避免审核出错。
d) 不能调整的非法数据，通过【非法数据打印】（可导出），记录非法品种。通过【盘点单修改】修改后，再进行审核。非法部分数据需要用单品盘库重新修正成正确的库存。
1. 选择商品，在商品选择框点击红线区域可全部选择列表中的品种
3. 若要选择多个品种可用鼠标勾选。回车后输入品种盘点数量。
4. 点击【确认】按钮，系统提示将直接生成盘点单。点击【确认】后完成盘库。